El Ayuntamiento de Totana, a través de las Concejalías de Nuevas Tecnologías y de Calidad, ha iniciado los trámites para la puesta en marcha del proyecto denominado “Ayuntamiento sin papeles”, con el fin de digitalizar todos los documentos y archivos existentes para agilizar la tramitación de los mismos.

Así, lo ha anunciado la concejal de Nuevas Tecnologías, Trini Cayuela, quien ha señalado que para ello se va llevar a cabo un estudio para la implantación de un sistema de gestión documental en el Ayuntamiento de Totana, un este estudio que, se llevará cabo a través de una empresa especializada en Ingeniería Documental, a partir del 21 de enero y tendrá un plazo de ejecución de tres meses.

Este plan de trabajo abarca la totalidad de las etapas previstas del servicio de consultoría para ejecutar el estudio de implantación de un sistema de gestión documental, que ha sido elaborado teniendo en cuenta la información extraída del pliego de condiciones técnicas y de los elementos acordados en la propuesta técnica realizada para tal concurso.

El objetivo principal del proyecto será “diseñar y completar el sistema de gestión documental existente en el consistorio totanero para su posterior digitalización”, señaló la edil.

En el estudio se hará referencia tanto a los procedimientos que se tienen que aplicar al personal para la incorporación, mantenimiento, uso y exposición (conservación y eliminación) de los documentos archivos, así como para la búsqueda de una aplicación informática hacia la digitalización de los documentos resultantes de los procesos del Ayuntamiento.

En este sentido, la edil ha explicado que tras la realización del análisis y la redacción de los instrumentos se creará una memoria con las conclusiones extraídas del servicio, que

“permitirá al consistorio conocer el estado real de su sistema de archivo y conocer los defectos de forma o ejecución de los diversos procesos y elementos”.

Asimismo, esta medida, según explicó Trini Cayuela, permitirá al Ayuntamiento “entrar de lleno en la utilización de las nuevas tecnologías y mejorar el servicio que se presta al ciudadano así como realizar un ahorro importante en el gasto corriente”.